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Wettbewerbsfaktor Administration: Warum manuelle HR-Prozesse Schweizer Unternehmen bremsen

Wettbewerbsfaktor Administration: Warum manuelle HR-Prozesse Schweizer Unternehmen bremsen
Bild: pexels.com
Lesezeit: 4 Minuten

Die Schweizer Wirtschaft geniesst weltweit einen exzellenten Ruf für ihre Präzision, ihre Innovationskraft und ihre hohe Produktivität. Doch blickt man hinter die Kulissen vieler Personalabteilungen, zeigt sich oft ein ganz anderes Bild. Während in der Produktion und im Vertrieb längst hochmoderne digitale Lösungen den Takt vorgeben, werden im HR-Bereich kritische Ressourcen durch veraltete, administrative Routinen gebunden.

Text: pd/stz.

Die manuelle Bearbeitung von Spesenbelegen, Urlaubsanträgen und Personalstammdaten ist in einer Hochlohnökonomie wie der Schweiz kein blosses Ärgernis mehr, sondern ein ernsthaftes wirtschaftliches Risiko. In einem Umfeld, das von akutem Fachkräftemangel und steigendem Margendruck geprägt ist, können es sich Unternehmen schlicht nicht mehr leisten, hochqualifizierte Fachkräfte mit Datenerfassung zu blockieren. Die Personalabteilung muss sich von einer verwaltenden Instanz zu einem strategischen Wertschöpfungspartner entwickeln.

Das Paradoxon der Schweizer Effizienzliebe

Der Imperativ für moderne Führungskräfte lautet daher ganz klar: Handeln Sie jetzt und automatisieren Sie Ihre HR-Prozesse dank der Lucca Software, um wertvolle Kapazitäten freizusetzen, die dringend für die Mitarbeiterentwicklung und strategische Initiativen benötigt werden. Es geht hierbei nicht nur um eine neue Software. Es geht um die Zukunftsfähigkeit der gesamten Organisationsstruktur.

Schauen wir uns die Realität in vielen KMUs an. Da gibt es Excel-Listen, die so komplex sind, dass nur noch eine einzige Person im Unternehmen weiss, wie sie funktionieren. Wehe dem Tag, an dem diese Person in den Urlaub geht oder krank wird. Das gesamte System der Urlaubsverwaltung oder Spesenabrechnung droht dann zu kollabieren. Wir haben uns eine administrative Komplexität geschaffen, die uns lähmt.

Das Problem ist, dass wir diese Tätigkeiten oft als notwendiges Übel betrachten. Aber sind sie das wirklich? Muss ein Mensch wirklich prüfen, ob der Kaffeebeleg vom Dienstag mit dem Kalendereintrag übereinstimmt, oder kann das ein Algorithmus nicht viel schneller und fehlerfreier? Die Antwort dürfte jedem klar sein, der schon einmal einen Taschenrechner benutzt hat. Die manuelle Bearbeitung von HR-Prozessen ist extrem fehleranfällig. Ein Zahlendreher hier, eine falsche Kostenstelle dort, und schon stimmt die Buchhaltung nicht mehr. Die Korrektur dieser Fehler kostet oft mehr Zeit als der eigentliche Vorgang. Effizienz bedeutet im Jahr 2025 nicht, schneller zu tippen. Es bedeutet, gar nicht mehr tippen zu müssen.

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Wenn der Fachkräftemangel auf das Klemmbrett trifft

Der Arbeitsmarkt hat sich gedreht. Früher bewarben sich Arbeitnehmer bei Unternehmen. Heute bewerben sich Unternehmen bei Talenten. Besonders die Generation Z und die Millennials haben eine sehr feine Antenne für veraltete Strukturen. Wenn ein junges Talent, das mit dem Smartphone aufgewachsen ist, am ersten Arbeitstag einen Stapel Papierformulare zur Sozialversicherung und zum Bankverbindungs-Update erhält, sendet das ein fatales Signal.

Es signalisiert Stillstand. Es signalisiert, dass das Unternehmen in der Vergangenheit lebt. Employer Branding ist mehr als ein Kickertisch in der Pause und kostenloses Obst. Es ist die Summe aller Erfahrungen, die ein Mitarbeiter mit dem Unternehmen macht. Und dazu gehören auch die internen Prozesse. Eine moderne, digitale HR-Erfahrung ist ein Wettbewerbsvorteil. Wer seinen Mitarbeitern ermöglicht, Spesen per Foto-App einzureichen oder den Urlaub mit zwei Klicks auf dem Handy zu buchen, zeigt Wertschätzung für deren Zeit.

Niemand hat BWL oder Psychologie studiert, um dann Excel-Zellen farbig zu markieren. Wenn wir hochqualifizierte Leute mit stumpfsinnigen Aufgaben langweilen, werden sie gehen. Die Fluktuation, die durch Frustration über ineffiziente Prozesse entsteht, ist ein Kostenfaktor, der in keiner Bilanz direkt auftaucht, aber immens hoch ist. Mitarbeiterbindung funktioniert heute über Sinnhaftigkeit und moderne Arbeitsumgebungen, nicht über das schönste Formularwesen.

Die unsichtbaren Kosten des Status Quo

Viele Führungskräfte scheuen die Investition in neue Software-Lösungen. Das koste ja Geld, heisst es oft. Was dabei gerne übersehen wird, sind die Kosten des Nicht-Handelns.  Dazu kommt das Risiko von Compliance-Verstössen. Das Schweizer Arbeitsrecht und die steuerlichen Vorschriften sind komplex. Ein automatisiertes System kennt die aktuellen Pauschalen, die gesetzlichen Ruhezeiten und die steuerlichen Abzugsfähigkeiten. 

Ein Mensch kann das alles wissen, aber er kann es auch vergessen oder übersehen. Ein Bussgeld wegen falscher Abrechnungen oder ein arbeitsrechtlicher Streit wegen unklarer Urlaubsansprüche ist deutlich teurer als jede Lizenzgebühr für eine moderne SaaS-Lösung.

Zudem fehlen ohne Digitalisierung die Daten für fundierte Entscheidungen. Wer seine HR-Prozesse noch auf Papier oder in isolierten Excel-Inseln verwaltet, hat keinen Echtzeit-Überblick. Wie hoch ist die Krankheitsquote in Abteilung A im Vergleich zu Abteilung B? Wie entwickeln sich die Reisekosten im Verhältnis zum Umsatz? Ohne digitale Datenbasis ist Führung oft ein Blindflug durch den Nebel.

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Strategie statt Stempelkissen: Die neue Rolle der HR

Die vielleicht wichtigste Chance der Automatisierung liegt in der Neudefinition der Personalabteilung. Wenn wir den administrativen Ballast abwerfen, wird plötzlich Raum frei. Raum für das, was wirklich zählt: die Menschen.

HR-Manager sollten sich um die Entwicklung der Mitarbeiter kümmern. Sie sollten Coaching-Gespräche führen, Weiterbildungsstrategien entwickeln und die Unternehmenskultur fördern. Sie sollten Architekten der Zusammenarbeit sein und keine Verwalter von Aktenordnern.

Das ist die Vision einer modernen HR-Arbeit. Sie ist strategischer Partner der Geschäftsführung und nicht nur Erfüllungsgehilfe der Verwaltung. Dieser Wandel ist notwendig, um im globalen Wettbewerb bestehen zu können. Die Schweiz ist ein Hochlohnland. Wir können nur durch Qualität und Innovation gewinnen. Und Innovation entsteht in den Köpfen von motivierten Mitarbeitern, die den Rücken freihaben.

Lassen Sie uns also den Mut haben, alte Zöpfe abzuschneiden. Verbannen wir die Zettelwirtschaft dorthin, wo sie hingehört: ins Museum. Geben wir unseren Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand, die ihrer würdig sind. Es ist Zeit für einen Frühjahrsputz in den Prozessen, egal zu welcher Jahreszeit. Denn am Ende des Tages wollen wir doch alle dasselbe: einen Job machen, der Sinn ergibt, und dabei so wenig Zeit wie möglich mit Bürokratie verschwenden.

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