Erfahrung schützt vor Überraschungen
Eventtechnik umfasst im professionellen Umfeld weit mehr als Lautsprecher und Scheinwerfer: Sie bildet die Infrastruktur für Ton, Licht, Video, Streaming, Regie, Rigging/Lasteninstallation und Stromversorgung. Sie entscheidet darüber, ob Inhalte verständlich sind, ob Bilder wirken, ob Abstimmungen korrekt ablaufen und ob ein Anlass als professionell wahrgenommen wird.
Für Marco Scandola ist die Rolle der Technik eindeutig: «Technik ist kein Zusatz, sondern ein integraler Bestandteil der Eventarchitektur.» Technische Anforderungen müssten deshalb bereits in der Konzeptphase berücksichtigt werden, weil sie Raumwahl, Bühnenbild, Budget und Sicherheit direkt beeinflussen. «Technik gehört von Anfang an in die Planung. Werden Technikpartner erst spät beigezogen, entstehen unnötige Mehrkosten und Kompromisse bei Qualität oder Sicherheit», so Scandola.
Auch Peter Lemmenmeier stellt die frühe Einbindung ins Zentrum: «Je früher, desto besser.» Kreative Prozesse hätten ihren Stellenwert. Wenn die technische Umsetzung jedoch erst am Schluss integriert werde, seien Einschränkungen bei einer gesamtheitlichen Umsetzung kaum mehr zu vermeiden, hält er fest.
«Ein technisches Versagen kann zur Wiederholung des Anlasses führen.»
Unsichtbare Präzision
Was im Saal für Publikum und Gäste selbstverständlich wirkt, ist das Resultat detaillierter Abstimmung im Hintergrund. Marco Scandola verweist auf präzise Signalführung, redundante Ton- und Mediensysteme, sauber koordinierte Funktechnik, durchdachte Rigging-Konzepte sowie eine stabile Stromverteilung mit zuverlässigen Backup-Lösungen. «Gerade bei Hybrid-Events kommt die exakte Verzahnung von Kameraführung, Bildregie und unterschiedlichen Präsentationsformaten hinzu», erklärt Scandola.
Peter Lemmenmeier beschreibt den Anspruch dahinter kurz und klar: «Nicht wir, sondern der Event soll im Fokus stehen.» Der Technikpartner habe «einen formschlüssigen Ablauf und den Einsatz von gut funktionierender Technik zur Unterstützung der Referenten zu garantieren». Verständlichkeit und Sichtbarkeit der Protagonisten seien dabei zentrale Kriterien.
Komplexität wird unterschätzt
Technische Anforderungen werden nach Beobachtung von Marco Scandola häufig unterschätzt. «Das betrifft insbesondere Akustik, Stromanschlüsse oder Deckenlasten von Räumen.» Auch Hybrid- oder Streaming-Formate wirkten auf den ersten Blick weniger anspruchsvoll, als sie technisch tatsächlich seien. Besonders kritisch beurteilt er den Umgang mit Sicherheitsreserven: «Redundanz wird als Luxus statt als Sicherheitsfaktor gesehen.»
Peter Lemmenmeier sieht ein weiteres Problemfeld: «Einerseits fehlt den Kunden vielfach das Wissen, was heutzutage alles möglich ist.» Zugleich relativiert er die häufige Annahme hoher Kosten: «Technik ist nicht per se teuer, sondern kann den Bedürfnissen und Möglichkeiten angepasst werden.»
Wie sensibel technische Systeme sein können, zeigt sich besonders bei Aktionärs- oder Mitgliederversammlungen. Dort müssen Abstimmungen zeitnah und korrekt abgebildet werden. Wenn zusätzlich externe Abstimmungen ermöglicht werden, wird das gesamte System technisch sehr aufwendig. «Ein Versagen kann im schlimmsten Fall zur Wiederholung des Anlasses führen», gibt Lemmenmeier zu bedenken.
«Nicht wir, sondern der Event soll im Fokus stehen.»
Sicherheit und Reputation
Eventtechnik ist nicht nur Inszenierung, sondern auch Sicherheitsdisziplin. «Eine saubere technische Vorbereitung bedeutet Risikoanalyse, detaillierte Ablaufplanung, klare Verantwortlichkeiten und getestete Systeme», führt Marco Scandola aus. Gerade bei Rigging und Stromversorgung steht die Sicherheit von Gästen, Mitarbeitern und Veranstaltern im Zentrum.
«Pannen, Unterbrüche oder gar Totalausfälle fallen zuerst auf den Kunden zurück», bringt Peter Lemmenmeier einen weiteren Faktor ins Spiel. Die Wahl des Technikpartners wird also im Ernstfall sichtbar und entsprechend bewertet.
Erfahrung entscheidet
Mit steigenden Erwartungen an hybride Formate, interaktive Elemente und hochwertige Bildregie wächst die technische Komplexität von Business-Events. Gleichzeitig steigen die Ansprüche an Nachhaltigkeit, Effizienz und Budgettransparenz.
«Komplexe MICE-Formate leben von Erfahrung», weiss Marco Scandola. Diese zeigt sich nicht nur im Equipment, sondern im Verständnis für Abläufe und im Umgang mit unvorhergesehenen Situationen. Lemmenmeier verweist in diesem Zusammenhang auf die personelle Qualität: «Ein grosses Know-how und die richtige Anzahl bestens geschulter Mitarbeiter sind unverzichtbar.» Qualifiziertes Personal sei «ein Garant für eine erfolgreiche Umsetzung».
Auch beim Thema Budget sind sich die beiden Geschäftsführer einig. Scandola rät: «Wer bewusst sparen möchte, sollte nicht bei Sicherheit, Planung oder Kerntechnik kürzen.» Lemmenmeier ergänzt mit Blick auf die Gesamtarchitektur eines Anlasses: «Bei der Budgetplanung sollte immer das Gesamtkonzept als Ausgangspunkt dienen.»
Am Ende entscheidet nicht die Sichtbarkeit der Technik über den Erfolg eines MICE-Anlasses, sondern ihre Verlässlichkeit. Diese entsteht nicht am Veranstaltungstag, sondern lange davor in der Planung.
Text: Patrick Stämpfli
Bild: Marlies Beeler-Thurnheer, zVg
