Zum einen arbeiten viele KMU immer noch mit Excel, das nur begrenzte Funktionen besitzt. Zum anderen nutzen sie verschiedene Systeme, die untereinander die Informationen nicht austauschen können. Die Myfactory Software Schweiz AG setzt auf ein integriertes System mit zentraler Datenhaltung, das mit Smart Reports den Zugriff auf Informationen stark vereinfacht, teilt das Unternehmen aus St.Gallen mit. Dazu entwickelte das Unternehmen das Modul Smart Reports. Darüber lassen sich bestimmte Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenstellen und zum Beispiel Belege wie Rechnungen individuell gestalten. Basis dafür sind die Daten im ERP-System – aber auch eigene SQL-Statements lassen sich hier integrieren. Das Modul ist in Cloud-Abos verfügbar.
David Lauchenauer (Bild), Geschäftsführer und Gesellschafter von Myfactory: „Kundenanforderungen werden immer komplexer. Das zeigt sich zum Beispiel auch im Belegwesen. Ob Rechnung, Auftrag oder Lieferschein – oft braucht es eine Vielzahl von Daten, die kombiniert und aufbereitet werden müssen. Dabei hilft unser Modul Smart Reports. Mehr noch: Mit ihm lassen sich nicht nur Belege, sondern auch aufwendige Kundenstammblätter erstellen, aber auch Listen, aus denen sich konkrete Massnahmen für die Zukunft ableiten lassen.“
Smart Reports: Funktionsweise und Anwenderbeispiele
Mit dem Modul „Myfactory Smart Reports“ erstellen technisch versierte Anwender eigene Berichte – zum Beispiel für die Visualisierung von Daten nach individuellen Anforderungen. Dabei kann der Nutzer sowohl auf selbst erstellte Datenquellen (DataViews) als auch auf bestehende Datenquellen (ReportPages) zugreifen. Weiter lassen sich auch die eigenen SQL-Statements als Datenquelle nutzen. Das Bericht-Layout ist einfach zu bearbeiten. Um die Erstellung von zum Beispiel Belegen zu vereinfachen, sieht der Anwender jede Auswirkung seiner Änderung direkt im Dokument. Das ermöglicht der Editor „What You See Is What You Get“ (was Sie sehen, ist das, was Sie bekommen).
Für Smart Reports gibt es viele Anwendungen, zum Beispiel:
Der Belegdruck: Der Druck von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen erfolgt häufig massgeschneidert – entsprechend den Anforderungen des Kunden. Dank der dynamischen Höhenberechnung erstellen Anwender mit wenigen Klicks individuelle Dokumente mit entsprechendem Abstand pro Textfeld. Das macht die Reportings präziser und verhindert das Abschneiden von Textteilen.
Der Listendruck: Unternehmen, die ein Lager mit vielen Produkten führen, stehen oft vor der Herausforderung, ihre Nachbestellungen effizient zu planen. Dabei können Smart Reports helfen, indem sich Anwender die Listen mit den Verkaufszahlen eines Produktes über mehrere Jahre hinweg ausgeben lassen. Mit dieser Datenbasis lassen sich Prognosen für die kommenden Monate ableiten. Ist die Nachfrage im Juni seit einer Dekade immer sehr hoch, ist eine grössere Bestellung empfehlenswert, um mögliche Engpässe zu vermeiden.
Smart Reports Designer: Aufbau und Vorteile
Durch den Smart Reports Designer lassen sich neue Smart Reports erstellen oder bestehende Berichte mit den bereitgestellten Werkzeugen bearbeiten. Innerhalb eines Berichts können mehrere Datenquellen verwendet werden: Für einen Kunden lassen sich etwa in einem Bereich die offenen Posten anzeigen und in einem anderen die gekauften Artikel. Damit sind auch aufwendige Kundenstammblätter möglich.