Abacus automatisiert die Buchhaltung
22.11.2018

Abacus automatisiert die Buchhaltung

Mithilfe der künstlichen Intelligenz respektive des maschinellen Lernens automa­tisiert Abacus Research erstmals den gesamten buchhalterischen Prozess von der Belegerfassung bis zur Buchung. Werkzeug dafür ist die Software deepO. Gleichzeitig wird mit deepV eine Kollaborationsplattform lanciert. Mit ihrer Hilfe lassen sich online Buchhaltungsdaten dynamisch, interaktiv und mehrdimensional anzeigen.

An der diesjährigen Partnerkonferenz hat Abacus Research die Automation der Buchhaltung angekündigt. Die Abacus-Software bietet Funktionen für das maschinelle Lernen respektive die künstliche Intelligenz an, die eine durchgehende Automation des gesamten buchhalterischen Ablaufs unterstützen. Verantwortlich dafür ist die Software deepO, die das Ostschweizer Softwarehaus zusammen mit Ingenieuren von Arcanite, einem Spin-off der EPFL Lausanne, ent­wickelt hat. deepO operiert im Zusammenspiel mit einem Smartphone und der Abacus-App AbaClik 2.0, die der Erfassung und Verwaltung von Leistungen, Spesen und Reisekosten, Arbeitszeiten und Absenzen dient.

In Anlehnung an die Zeichenerkennung (Optical Character Recognition) wird der Prozess der für die Automation relevanten Datenumwandlung Optical Data Recognition (ODR) genannt. DeepO arbeitet dabei unter anderem mit neuronalen Netzen, mit deren Hilfe fehlende Informationen via Internet aus Datenbanken so herausgefiltert werden, dass unstrukturierte in strukturierte Daten umgewandelt werden. Die Funktionen mit künstlicher Intelligenz braucht es, um die diversen Informationen eines Belegs bei Bedarf zu ergänzen. Denn die meisten Rechnungen, Quittungen und Tickets können sich nicht nur formal und gestalterisch, sondern auch strukturell stark voneinander unterscheiden. Ausserdem ist beispielsweise die Stelle der Mehrwertsteuernummer auf einem Beleg ebenso beliebig platzierbar wie etwa jene für die Bezahlungsart, den Leistungserbringer oder den Zahlungsbetrag. Um die Informationen trotzdem stets richtig zu erkennen und zuzuordnen, muss die Software bei jedem Lesevorgang dazulernen. Diesen maschinellen Lernprozess braucht es, um aus gescannten Informationen qualitativ brauchbare Daten zu erzeugen und schliesslich automatisch in eine Buchhaltung zu übertragen.

Für Bilanzzahlen hat das PDF ausgedient
Bis heute verschicken Treuhänder ihren Klienten Buchhaltungsdaten zur digitalen Einsichtnahme normalerweise im PDF-Format. Das ist weder zeitgemäss noch sicher. Mithilfe der cloudbasierten Sharing- und Publishing-Plattform deepV lassen sich diese direkt über Links dynamisch anzeigen. Zur Ansicht braucht es nicht einmal mehr eine Abacus-Software. Mit deepV, die ebenfalls in Kooperation mit den Lausanner Software-Ingenieuren entstanden ist, lassen sich Bilanzzahlen mehrdimensional aufbereiten. Funktionen mit kontextsensitiven Drilldowns sorgen für mehrere Ansichten. Inhalte des Finanzdashboards von Abacus werden über einen Link zugänglich gemacht und interaktiv bedienbar. deepV erlaubt es, einzelne Datensets zur Veröffentlichung auszuwählen. Was auf dem Bildschirm des Senders einsehbar ist, kann auch dem Empfänger zur Verfügung gestellt werden. Mithilfe einer Chat-Funktion kann dieser zudem einzelne Bereiche des Dashboards kommentieren.

Gleichzeitig bietet deepV einen hohen Sicherheitsstandard. Gibt es bei Zahlen, die als PDF verschickt werden, keine Kontrolle, wer sie kopiert oder weiterversendet, lassen sich über deepV verfügbare Links zeitlich begrenzen. Ausserdem können sie in Webseiten eingebettet werden. Die Plattform erlaubt eine interaktive Auswahl eines Daten-Subsets, das publiziert werden soll. Die hohe Datensicherheit und die mobile Nutzbarkeit machen deepV zu einer idealen Kollaborations-Plattform, zumal sich die Daten bei Bedarf jederzeit aktualisieren lassen.

Laut Abacus-CEO und Softwarestratege Claudio Hintermann (Bild) stellt die automatische Abacus-Lösung deepO im Bereich der Rechnungslegung einen markanten Entwicklungsschritt dar.